WinEV®ILM

Strom | Gas | Wasser | Abwasser | Wärme | Mitgliederverwaltung

Die Anforderungen gemäß DSGVO erfüllen

Seit dem Stichtag 25.05.2018 findet die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Anwendung.
In WinEV® werden personenbezogene Daten verarbeitet.Somit ergeben sich u. a. Anforderungen zum regelmäßigen Prüfen auf Erforderlichkeit der Speicherung, unter Berücksichtigung von Zweckbindung und sonstigen Aufbewahrungspflichten, aber z.B. auch zur raschen Bearbeitung von Auskunftsersuchen.

Das neue Modul WinEV®ILM unterstützt Sie komfortabel bei der Handhabung personenbezogener Daten in WinEV® und der Erfüllung Ihrer Nachweispflichten.

Funktionsweise

Das optionale Modul WinEV®ILM (ILM = Information Lifecycle Management) integriert sich nahtlos in die Module WinEV®TARIF, WinEV®SVK, WinEV®NETZ, WinEV®EEG und WinEV®eG.

Die Bedienung erfolgt über den entsprechenden Abschnitt im Menübaum des jeweiligen Moduls.

Löschkonzept

Nach Definition und Hinterlegung von Parametern hinsichtlich des kundenspezifischen Löschkonzeptes können Prüf- und Löschvorgänge manuell über das jeweilige Modul angestoßen werden.

Durch Rechterollen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf die Löschfunktionen Zugriff bekommen.

Sofern auch die Automatisierung eingerichtet ist, können die definierten Löschregeln regelmäßig automatisch im Hintergrund angestoßen werden.


Funktionen und Leistungen im Überblick

  • Einschränkung des autorisierten Anwenderkreises
  • Abbildung von kundenspezifischen Löschkonzepten durch variable und granulare Konfiguration der Löschregeln
  • Vorabinformation über Anzahl und Art der zu löschenden Datensätze bei Anwahl der integrierten Simulations-Option möglich
  • Sicheres und unumkehrbares Löschen der durch Löschregeln definierten Daten
  • Protokollierung der Löschvorgänge zu Zwecken der Nachvollziehbarkeit und Erfüllung der Nachweispflicht
  • In Verbindung mit vorhandener bzw. eingerichteter Automatisierung können Prüf- und Löschvorgänge regelmäßig automatisch im Hintergrund ausgeführt werden
  • Komfortables und schnelles Erstellen standardisierter Auskunftsdokumente
  • Protokollierung und Verwaltung von Auskunfts- ersuchen und -vorgängen

 

Datenlöschung

Für die Löschung personenbezogener Daten definieren Sie im ersten Schritt Ihre eigenen Löschkonzepte und Löschregeln. Durch Kombination mehrerer individueller, sowie auch vom System vorgegebener Parameter ist es möglich, kundenspezifische Anforderungen und Vorgaben sehr spezifisch und granular abzubilden.

Das System beinhaltet Funktionen zur Sicherstellung von Plausibilität und referenzieller Integrität der Daten und bewahrt Sie dadurch automatisch vor „groben Fehlern“ beim Löschen.

Für das Löschkonzept in WinEV®TARIF/SVK und WinEV®NETZ werden Kundendaten, Rechnungsdaten, Fahrplandaten, GPKE-Nachrichten und Protokolle (z.B. Objekthistorie oder Vorgangsprotokolle) berücksichtigt.

Im Genossenschaftsprogramm WinEV®eG werden die Datenarten Interessent/Mitglied, KiStAM-Importeinträge und ebenso die Protokolle für die Löschung beachtet.

Die Startzeitpunkte für die Löschfristen sind ebenfalls im System fest definiert. Für Ihre spezifischen, individuellen Löschregeln steht folgende Auswahl zur Verfügung: „Ende der Beziehung zum Kunden“, „Ende des Datenzeitraums“, „Entstehung der Daten“.

Die Löschfristen selbst sind frei definierbar in Tagen, Monaten oder Jahren.

Im zweiten Schritt können Sie die definierten Prüf- und Löschvorgänge durch manuelle Anwahl im Menübaum regelmäßig selbst durchführen oder durch Einbindung der Automatisierung im Hintergrund regelmäßig automatisiert ausführen lassen.

Automatisierung (Erweiterung)

In Verbindung mit der Automatisierung können die von Ihnen definierten Prüf- und Löschvorgänge regelmäßig automatisch im Hintergrund ausgeführt werden. Somit entsteht Ihnen durch die Pflicht zum regelmäßigen Löschen kein zusätzlicher Aufwand im Tagesgeschäft und Sie können die Durchführung Ihrer definierten Maßnahmen im Falle eines Audits jederzeit und sofort nachweisen.

Simulationsdatenbank (Erweiterung)

Mit der Systemerweiterung WinEV®SIMU erstellen Sie eine Simulationsdatenbank und können Löschvorgänge durchführen, genau wie im Produktivsystem. Der gleichzeitige Betrieb von WinEV®ILM im Produktivmodus und in der Simulation ist an einem Arbeitsplatz möglich.

Erstellung von Auskunftsdokumenten

Über die Auskunftsfunktion erfassen Sie alle Auskunftsersuche in einer Liste und behalten so den Überblick. Sie sehen hier welche Anfragen noch offen und wann sie fällig sind, ebenso wie bereits erstellte Auskunftsbescheide mit Zugriff auf das jeweils zugehörige Dokument. Auch lassen sich hier Mehrfachanfragen übersichtlich über eine Historie auswerten.

Dokumentenverwaltung (Erweiterung)

Mit dem Modul Dokumentenverwaltung können Dokumente wie z.B. die Auskunftsschreiben erstellt, gespeichert, verwaltet und auch E-Mails automatisch hinterlegt werden. Durch die Verknüpfung der Dokumente mit dem jeweils zugehörigen Datensatz ist der Schriftwechsel und Verlauf jederzeit historisch nachvollziehbar.